Cuando debemos plantearnos un implementar un sistema de información en nuestra empresa

En mi labor diaria, a menudo me preguntan cual es la motivación que tienen las empresas de implementar un sistema ERP, y cuando es un momento adecuado para realizar esta decisión. Si preguntamos a un directivo de una empresa de software ERP nos respondería que si ERP no se puede vivir, a lo que una microempresa nos diría que no rentabilizaría nunca la inversión y seria un coste para un recurso sobreexplotado.

La realidad es que  la implementación de un sistema ERP no es una cuestión trivial, que debe ser considerada como una inversión más, y valorada tanto  desde criterios de económicos, criterios organizativos y criterios de marketing.

Pero cuándo planteárselo, realmente no existe un momento optimo y aquí encontramos también divergencias de opiniones, los fabricantes que ¡ahora! evidentemente. Pero realmente creo que el momento en que una empresa debe empezar a plantearse la utilización de un ERP es el momento en que su información está muy disgregada, en diferentes departamentos o incluso personas, y esto le genera ineficiencias.

Los ERP, son herramientas que permiten a las Organizaciones gestionar la información ya que todos los circuitos de la empresa se apoyan en ella para su ejecución, por ejemplo, un material llega al almacén y es registrado en el sistema automáticamente, mientras un comercial está hablando con un cliente y también los está registrando en el sistema, y determinada maquina está pasando una revisión quedando también en el sistema  o un empleado sale de la empresa por motivos personales. Todo queda registrado, y todo queda en un mismo repositorio de información.

Uno de los principios más importantes que rige la toma de decisiones en el ámbito de las organizaciones es el de racionalidad limitada, siendo esta limitación en la racionalidad o conocimiento de la información, la que provoca que la toma de decisiones no siempre sea la más adecuadas posibles, situación muy grave en un entorno tan dinámico y complejo como el que vivimos.

También la simplificación y automatización de ciertos procesos, conlleva grandes ahorros de costes, propiciados por mejoras organizativas y mejoras en la gestión documental de la organización, reduciéndose de forma drástica el uso de documentación física interdepartamental y los plazos de ejecución en todos los procesos se reducen en mayor o menor medida, acortando de forma significativa el periodo medio de maduracion.

Además tenemos una serie de beneficios recibidos desde la perspectiva de marketing, la información de nuestra empresa y la que nos proporciona el mercado a través de nuestra fuerza de ventas, nos permite ser más competitivos, adaptar nuestra oferta a las necesidades que tienen nuestros clientes, ofrecer la oferta más personalizada, microsegmentar los mercados, mejorar la fluidez de las comunicaciones tanto con clientes como con proveedores , así como  un larguísimo etcétera.

Por tanto el uso de una herramienta ERP se debe llevar a cabo a mi entender, cuando nuestra organización necesita que la toma de decisiones mejore de forma sustancial en primer lugar, dando lugar a una organización  más dinámica, capaz de adaptarse al dinamismo de un mercado cada día mas competitivo. Si tiene que mejorar su gestión de procesos, acortar plazos de entrega, mejorar la comunicación interdepartamental, disminuir su dependencia de la papelería física, y en general cuando se tiene una previsión de crecimiento estructural. Y por último, pero no menos importante, cuando una empresa desea tener una orientación real hacia el cliente, ya que la información interna junto con toda la información externa que recogeremos, es la única forma de poder satisfacer las necesidades de los clientes y a la par la de las organizaciones.

Gracias por vuestra visita y si alguna vez tenéis la duda si es necesario o no para vuestra organización la utilización de un sistema ERP , no dudéis en poneros en contacto conmigo. Saludos